HD-System: Freiraum schaffen

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Was wollen wir künftig lassen?

Exnovation: Zeit für das Lernen schaffen

Systeme können nicht maximal performen und zugleich optimal lernen – für beides muss hinreichend Raum sein; beides muss in einer guten Balance sein. Je mehr ein System seine Umweltreferenz verliert, desto höher wird das Risiko, den notwendigen Anpassungssprung nicht zu schaffen. Voraussetzung für die erfolgreiche Gestaltung nachhaltiger Innovations- und Transformationsprozesse ist, dass hierfür genügend Mittel, insbesondere zeitliche Ressourcen, zur Verfügung stehen. Das wird häufig nicht gesehen, weil die ganze Energie in die Aufrechterhaltung der Performance gesteckt wird, gerade, auch dann, wenn es einer grundlegenden Neuorientierung bedarf.

Hilfreich beim Nachdenken über Prioritäten bzw. darüber, was weggelassen oder substanziell reduziert werden kann, ist das Konzept des Produktlebenszyklus. Der Zyklus umfasst alle Phasen der „Lebensdauer“ eines Angebots, vom Konzept über das Design und die Ausgestaltung, die Produkteinführung, den Echtbetrieb und die Wartung bis hin zum Rückgang der Nutzung (Degeneration) und der notwendigen Entscheidung, was mit dem Angebot bzw. den Ressourcen, die dort hineingesteckt werden, geschehen soll.

Freiraum schaffen ist mehr als Abschaffen

Wenn die Nutzung eines Angebotes signifikant zurückgeht oder Ersatzprodukte deutlich an Zuspruch gewinnen und das eigene Produkt überflügeln, gilt es zu entscheiden: Sollen die Ressourcen, die in das Produkt gesteckt werden (Zeit, Geld, …), im gleichen Feld direkt reinvestiert werden, sei es für graduelle Verbesserungen (inkrementelle Innovation) oder eine radikale Neukonzeption des Produkts (disruptive Innovation), oder werden sie freigesetzt, um Raum für ganz andere Dinge zu schaffen, die sinnvoll und notwendig erscheinen?

Im Blick auf die Freisetzung bestehen drei Optionen, wie mit dem bisherigen Angebot umgegangen werden kann:

• Outsourcing: z. B. Übernahme der Aufgabe durch eine Partnerorganisation (z. B. ein Jugendhaus, das an die Diakonie geht) oder Übergabe an ehrenamtlich Tätige (z. B. Beerdigungen bei Kirchengemeinden).
• Downsizing: Optimierung dadurch, dass man Wege sucht, wie das Angebot weniger Ressourcen in Anspruch nimmt oder es reduziert wird. Das kann z. B. der Fall sein, wenn Gottesdienste fokussiert bzw. konzentriert werden.
• End of Life: Beendigung bzw. Auslaufen lassen des Angebots.

Tools

Diese Tools aus dem HD System unterstützen, zügig und zielorientiert Entscheidungen zur Abschaffung bzw. Reduzierung von Angeboten oder Tätigjeiten zu treffen. Die Erfahrungen mit diesen Tools sind durchweg positiv. Es zeigt sich, dass die zuvor als unlösbar erscheinende Aufgabe der Ressourceneinsparung machbar wird, weil sie in sinnvolle Schritte unterteilt wird, der Raum für Diskurs eröffnet wird und gemeinsam getragene Entscheidungen herbeigeführt werden.

Purposeboard

Unabdingbarer Ausgangspunkt für die Reduktion: Verständigung über das gemeinsame Mindset: „Wozu sind wir als Organisation da?“

Nähe zum Purpose

Teil des „Cockpits Freiraum schaffen“ oder auch einzeln nutzbar zur Bearbeitung der Frage: „Wie werden die Angebote im Bezug zum Purpose eingeschätzt?“

Inverse Priorisierung

Einfaches Verfahren zur selbst­­ge­­steuer­­ten Priorisierung. Der Clou: Mit Blick auf das Ganze wird hinten her prio­risiert, also man überlegt, was – im Vergleich zum Rest – als nächstes gestrichen werden sollte.

Fokusfinder

Fokusfinder vergleicht immer paarweise zwei Angebote anhand einer festgelegten Fragestellung (z. B. Was ist wichtiger?). Alle Paarvergleiche zusammen ergeben eine Rangfolge, die als Basis zur Einsparung genutzt wird.

Ratingboard

Beim Ratingboards wird der Grad der Zustimmung zur Abschaffung abgefragt. Alle zur Disposition stehenden Objekte bewertet und dann in eine Rangfolge gebracht.

Systemisches Konsensieren

Bei diesem Verfahren wird nicht die Zustimmung zur Abschaffung abgefragt, sondern umgekehrt der Widerstand dagegen. Das Verfahren führt zu konsensnahen Ergebnissen.

Cockpit Freiraum schaffen

Das “Cockpit Freiraum schaffen” bietet die Möglichkeit, Entscheidungen über die Abschaffung kriterienbasiert zu treffen. Das Instrument wird diskursiv bearbeitet, greift aber in Teilen auch auf Daten aus Beobachtungen zurück. Die Angebote werden dabei schrittweise anhand von 8 Kriterien bewertet, wobei jeweils zwei Dimensionen sind zu einer Matrix zusammengefasst werden. Anhand des Gesamtüberblicks lassen sie sich dann in eine Rangfolge bringen, die Auskunft darüber gibt, welche Angebote am ehesten redu­ziert, outgesourct oder aufgegeben werden können.