HD-System: Freiraum schaffen

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Was wollen wir künftig lassen?

Exnovation: Zeit für das Lernen schaffen

Systeme können nicht maximal performen und zugleich optimal lernen – für beides muss hinreichend Raum sein; beides muss in einer guten Balance sein. Je mehr ein System seine Umweltreferenz verliert, desto höher wird das Risiko, den notwendigen Anpassungssprung nicht zu schaffen. Voraussetzung für die erfolgreiche Gestaltung nachhaltiger Innovations- und Transformationsprozesse ist, dass hierfür hinreichend Mittel zur Verfügung stehen. Das wird häufig nicht gesehen, weil die ganze Energie in die Aufrechterhaltung der Performance gesteckt wird, gerade, auch dann, wenn es einer grundlegenden Neuorientierung bedarf.

Hilfreich beim Nachdenken über Prioritäten bzw. darüber, was weggelassen oder substanziell reduziert werden kann, ist das Konzept des Produktlebenszyklus. Der Zyklus umfasst alle Phasen der „Lebensdauer“ eines Angebots, vom Konzept über das Design und die Ausgestaltung, die Produkteinführung, den Echtbetrieb und die Wartung bis hin zum Rückgang der Nutzung (Degeneration) und der notwendigen Entscheidung, was mit dem Angebot bzw. den Ressourcen, die dort hineingesteckt werden, geschehen soll.

Freiraum schaffen ist mehr als Abschaffen

Wenn die Nutzung eines Angebotes signifikant zurückgeht oder Ersatzprodukte deutlich an Zuspruch gewinnen und das eigene Produkt überflügeln, gilt es zu entscheiden: Sollen die Ressourcen, die in das Produkt gesteckt werden (Zeit, Geld, …), im gleichen Feld direkt reinvestiert werden, sei es für graduelle Verbesserungen (inkrementelle Innovation) oder eine radikale Neukonzeption des Produkts (disruptive Innovation), oder werden sie freigesetzt, um Raum für ganz andere Dinge zu schaffen, die sinnvoll und notwendig erscheinen?

Im Blick auf die Freisetzung bestehen drei Optionen, wie mit dem bisherigen Angebot umgegangen werden kann:

  • Outgesourcing: z. B. Übernahme der Aufgabe durch eine Partnerorganisation (z. B. ein Jugendhaus, das an die Diakonie geht) oder Übergabe an ehrenamtlich Tätige (z. B. Beerdigungen bei Kirchengemeinden).
  • Downsizing: Optimierung dadurch, dass man Wege sucht, wie das Angebot weniger Ressourcen in Anspruch nimmt oder es reduziert wird. Das kann z. B. der Fall sein, wenn Gottesdienste fokussiert bzw. konzentriert werden.
  • End of Life: Beendigung bzw. Auslaufen lassen des Angebots.
HD System

Tools

Diese Tools aus dem HD System unterstützen, zügig und zielorientiert Entscheidungen zur Abschaffung bzw. Reduzierung von Angeboten zu treffen. Die Erfahrungen mit solchen Tools sind durchweg positiv. Es zeigt sich, dass die zuvor als unlösbar erscheinende Aufgabe der Ressourceneinsparung machbar wird, weil sie in sinnvolle Schritte unterteilt wird, der Raum für Diskurs eröffnet wird und gemeinsam getragene Entscheidungen herbeigeführt werden.

Cockpit Freiraum schaffen

Das “Cockpit Freiraum schaffen” bietet die Möglichkeit, Entscheidungen über die Abschaffung kriterienbasiert zu treffen. Das Instrument wird diskursiv bearbeitet, greift aber in Teilen auch auf Daten aus Beobachtungen zurück. Die Angebote werden dabei schrittweise anhand von 8 Kriterien bewertet, wobei jeweils zwei Dimensionen sind zu einer Matrix zusammengefasst werden. Anhand des Gesamtüberblicks lassen sie sich dann in eine Rangfolge bringen, die Auskunft darüber gibt, welche Angebote am ehesten redu­ziert, outgesourct oder aufgegeben werden können.



Wann welches Tool zur Exnovation?

Den größten Gestaltungsspielraum für Verantwortliche von Teilbereichen der Organisation gibt das Clusterverfahren zur inversen Priorisierung. Da es in der Grundversion diskursiv angelegt ist, besteht eine höhere Anfälligkeit, sich in Diskussionen zu verstricken. Daher ist eine gut funktionierende Arbeitsbeziehung für dieses Verfahren unabdingbar.

Umgehen lässt sich das Risiko, wenn man auf die Verfahren zurückgreift, in denen die Entscheidung auf einer Skalierung beruht. Das einfachste Verfahren ist das Ratingverfahren. Da es die Zustimmung zur Frage fokussiert, was abgeschafft oder reduziert werden soll. Im Ergebnis kann das bedeuten: Man hat zwar diejenigen Objekte identifiziert, die mehrheitlich eine Zustimmung finden, aber aus dem Auge verloren, dass es dabei erhebliche Widerstände gegeben kann. Das Verfahren ist anwendbar, wenn es tendenziell eine hohe Übereinstimmung in der Frage des Freiraumschaffens gibt.

Ist das nicht der Fall, insbesondere dann, wenn Polarisierungen zu erwarten sind, bietet sich das Systemische Konsensieren an. Hier wird der Widerstand gegen die Abschaffung bzw. Reduktion eines Objektes gemessen.

Der Fokusfinder integriert mehr Informationen und ist daher etwas aufwändiger. Durch die Paarvergleiche wird die Entscheidung sehr valide. Auch dieses Verfahren lässt sich mit den beiden zuvor genannten kombinieren, um die Unterschiede wahrzunehmen und diskursiv auszuhandeln. Benutzt man alle drei Verfahren, ist das Ergebnis äußerst zuverlässig.

Die drei bisher genannten Skalierungsverfahren legen nicht die hinter der Wertung liegenden Kriterien der Gruppenmitglieder offen. Auch stellen sie nicht sicher, dass alles mit dem gleichen Kriterienset bewertet wird. Das “Cockpit Freiraum schaffen” sorgt im Unterschied dafür, dass jedes Objekt mit dem gleichen Kriterienset untersucht wird. Das Verfahren ist zwar am aufwändigsten, aber es integriert empirische Daten, sorgt für die Anwendung der gleichen Kriterien auf alle Objekte und plausibilisiert die Entscheidung der Kriterien. Voraussetzung ist, dass die Beteiligten den Kriterien folgen und ihre Plausibilität anerkennen können.

    Fokusfinder downloaden

    Vielen Dank für Interesse am Fokusfinder! Wir haben für Sie hier zwei Dateien hinterlegt:

    →   Fokusfinder im DIN-A4-Format
    →   Fokusfinder-Anleitung

    Wir sind gespannt auf Ihre Erfahrungen und freuen uns, wenn Sie uns davon berichten: info@hahmann-dessoy.de. Natürlich stehen wir Ihnen auch gerne unterstützend zur Verfügung. Wir führen Sie ein in die Nutzung der Tools oder beraten und begleiten Sie in Ihren Prozessen mit unserem Starterpaket Change oder auf Basis individueller Absprachen.

    Herzliche Grüße
    Ursula Hahmann & Dr. Valentin Dessoy